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您可以允許貴機構使用者邀請外部人士存取共用檔案，也可以讓使用者在網路上公開發布檔案。

Cloud Identity 客戶：如果您的所有使用者皆具有 Cloud Identity 授權，他們隨時可以與貴機構外的使用者共用檔案，並將檔案發布到網路上讓任何人存取。

1. 在您的 Google 管理控制台 (admin.google.com) 中...
2. 依序前往 [應用程式] > [Google Workspace] > [雲端硬碟與文件]。

   必須擁有服務設定管理員權限。

3. 依序按一下 [共用設定]  [共用選項]。

4. 如要為所有使用者套用設定，請選取頂層機構單位；如果只要為部分使用者套用設定，請選取子機構單位或配置群組。

   支援這項功能的版本：Business Standard、Business Plus；Enterprise；Education Fundamentals、Education Standard、Teaching and Learning Upgrade 和 Education Plus；G Suite Business；Nonprofits；Essentials。 版本比較

5. 在「<貴機構> 外部共用設定」下方點選 [開啟]，然後選擇共用選項：
   • 當使用者將檔案與貴機構外的使用者共用時顯示警告訊息 - 為了確保機密性，當貴機構使用者與外部人士共用檔案時，文件編輯器或雲端硬碟的共用對話方塊中會顯示警告訊息。
   • 允許使用者傳送共用邀請給貴機構外的非 Google 帳戶使用者 - 使用者可以與未使用 Google 帳戶的使用者共用檔案。不過，如要在檔案中編輯或加註，使用者必須登入 Google 帳戶 (如果您已啟用訪客共用功能，對方則須登入訪客帳戶)。
   • 允許使用者在網路上發布檔案，或是以公開檔案的形式開放檢視，或是以不公開的方式提供檔案 - 使用者可以執行以下操作：
     • 讓網路上的所有使用者存取及搜尋檔案。瞭解詳情
     • 選取共用設定，以公開檔案的形式開放全球使用者檢視檔案，或是以不公開的方式提供檔案。瞭解詳情

6. 按一下 [儲存]。

您所做的變更最多可能需要 24 小時才會生效。在此期間，系統可能會強制交替執行新舊兩種設定。

您可以限制使用者只能與信任 (已加入許可清單) 的網域共用檔案。使用許可清單限制共用對象時，請注意以下事項：

• 除非您已啟用訪客共用功能，否則只有 Google Workspace 網域才可以加入許可清單。詳情請參閱允許與非 Google 帳戶共用項目。
• 使用者無法與個人 (Gmail) 帳戶共用檔案。
• 如果貴機構同時擁有 Cloud Identity 和 Google Workspace 授權，Google Workspace 使用者的許可網域設定也會套用至具有 Cloud Identity 授權的使用者。

如何限制僅與許可清單中的網域共用檔案：

1. 在您的 Google 管理控制台 (admin.google.com) 中...
2. 依序前往 [應用程式] > [Google Workspace] > [雲端硬碟與文件]。

   必須擁有服務設定管理員權限。

3. 依序按一下 [共用設定]  [共用選項]。

4. 如要為所有使用者套用設定，請選取頂層機構單位；如果只要為部分使用者套用設定，請選取子機構單位或配置群組。

   支援這項功能的版本：Business Standard、Business Plus；Enterprise；Education Fundamentals、Education Standard、Teaching and Learning Upgrade 和 Education Plus；G Suite Business；Nonprofits；Essentials。 版本比較

5. 在「<貴機構> 外部共用設定」下方點選 [許可網域]，然後選擇共用選項：
   • 當使用者將檔案與許可網域中的使用者共用時顯示警告訊息 - 為了確保機密性，當使用者與許可清單上的網域共用檔案時，文件編輯器或雲端硬碟的共用對話方塊中會顯示警告訊息。
   • 允許使用者接收非許可網域內使用者的檔案 - 使用者可以執行以下操作：
     • 開啟來自非許可網域的檔案。
     • 使用文件編輯器，針對存放於 Box 等第三方儲存系統中的 Google 文件、試算表和簡報進行編輯。瞭解詳情
   • 允許使用者傳送共用邀請給貴機構外的非 Google 帳戶使用者 - 允許以驗證 PIN 碼的方式與許可網域中的非 Google 使用者共用檔案。瞭解詳情
6. 按一下 [儲存]。

您所做的變更最多可能需要 24 小時才會生效。在此期間，系統可能會強制交替執行新舊兩種設定。

下一步：將信任的網域加入許可清單

詳情請參閱僅開放與信任的外部網域共用檔案。

您可以禁止使用者與機構外部人士共用下列項目，或是接收對方共用的下列項目：

• 文件、試算表和簡報的共用邀請 (有限期限 14 天)
• 儲存在雲端硬碟中的檔案連結
• 直接從裝置上傳，且可供使用者以電子郵件附件形式收發的雲端硬碟檔案

1. 在您的 Google 管理控制台 (admin.google.com) 中...
2. 依序前往 [應用程式] > [Google Workspace] > [雲端硬碟與文件]。

   必須擁有服務設定管理員權限。

3. 依序按一下 [共用設定]  [共用選項]。

4. 如要為所有使用者套用設定，請選取頂層機構單位；如果只要為部分使用者套用設定，請選取子機構單位或配置群組。

   支援這項功能的版本：Business Standard、Business Plus；Enterprise；Education Fundamentals、Education Standard、Teaching and Learning Upgrade 和 Education Plus；G Suite Business；Nonprofits；Essentials。 版本比較

5. 在「<貴機構> 外部共用設定」下方點選 [關閉]。
6. (選用) 如要禁止使用者開啟或編輯來自非許可網域或第三方儲存系統的檔案，請取消勾選 [允許 <貴機構> 中的使用者接收機構外的使用者所共用的檔案] 方塊。
   注意：如果您設定政策，禁止外部使用者存取貴機構的資訊，貴機構使用者仍能與含有外部使用者的群組共用檔案，但這些外部使用者無法存取檔案。
7. 按一下 [儲存]。

您所做的變更最多可能需要 24 小時才會生效。在此期間，系統可能會強制交替執行新舊兩種設定。

您可以控管使用者能否在貴機構中建立共用雲端硬碟。詳情請參閱允許使用者建立共用雲端硬碟。

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2. 依序前往 [應用程式] > [Google Workspace] > [雲端硬碟與文件]。

   必須擁有服務設定管理員權限。

3. 依序按一下 [共用設定]  [共用選項]。
4. 在「<貴機構> 外部共用設定」下方點選 [開啟]。
   注意：這項設定也適用於共用雲端硬碟中的檔案。
5. 勾選下列方塊：
   • 當 <貴機構> 中的使用者將自己擁有的檔案與 <貴機構> 外的使用者共用時顯示警告訊息
   • 允許 <貴機構> 中的使用者傳送共用邀請給 <貴機構> 外的非 Google 帳戶使用者
   • 允許 <貴機構> 中的使用者在網路上發布檔案，或是以公開檔案的形式開放全球使用者檢視檔案，或是以不公開的方式提供檔案
6. 按一下 [儲存]。

使用者透過 Google Workspace 工具共用檔案時，存取權檢查工具會驗證檔案共用對象是否具有存取權，並在遇到以下情況時提示使用者授予存取權：

• 傳送內含檔案連結的 Gmail 郵件或 Google Chat 訊息，但尚未與對方共用檔案。
• 在文件的註解中使用 + 號提及某人，但對方沒有文件的存取權。
• 為日曆活動附加檔案，但邀請對象沒有檔案的存取權。

如果使用者共用他人擁有的檔案，存取權檢查工具會沿用檔案擁有者所屬機構單位的選項。如果使用者共用的多個檔案適用不同機構單位的設定，存取權檢查工具的選項會來自共用設定最嚴格的機構單位。

系統管理員可以指定使用者獲得的存取權層級。

您可以指定預設的連結共用設定選項，這樣一來，使用者透過 Google 文件共用檔案時就會看到該選項。系統只會在使用者選擇共用「我的雲端硬碟」中的檔案時顯示這個預設選項；也就是說，這個選項不適用於共用雲端硬碟。使用者可以採用您預設的方式，也可以選擇其他檔案共用選項。

如要禁止使用者選擇其他共用選項，請參閱上方禁止與未加入許可清單的網域共用檔案一節。

Cloud Identity 客戶：如果貴機構同時擁有 Cloud Identity 和 Google Workspace 授權，Google Workspace 使用者的連結共用設定也會套用至具有 Cloud Identity 授權的使用者。

1. 在您的 Google 管理控制台 (admin.google.com) 中...
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   必須擁有服務設定管理員權限。

3. 按一下 [共用設定]。
4. 如要為所有使用者套用設定，請選取頂層機構單位；如果只要為部分使用者套用設定，請選取子機構單位或配置群組。

   支援這項功能的版本：Business Standard、Business Plus；Enterprise；Education Fundamentals、Education Standard、Teaching and Learning Upgrade 和 Education Plus；G Suite Business；Nonprofits；Essentials。 版本比較

5. 按一下 [連結共用設定]。
6. 選取使用者共用檔案時，連結共用設定對話方塊中顯示的預設共用選項：
   • 關閉 - 只有檔案擁有者和擁有者的共用對象可以存取檔案。
   • 開啟 - <貴機構> 中知道這個連結的所有使用者 - 貴機構中所有知道連結的使用者都能存取檔案。設定這種瀏覽權限的檔案通常不會顯示在搜尋結果中，除非其他可搜尋的檔案中含有該檔案的連結。
   • 開啟 - 任何知道連結的使用者 - 貴機構中的所有人都能搜尋及查看檔案。不過，設定這種瀏覽權限的檔案一般不會顯示在使用者的雲端硬碟中，除非使用者存取過該檔案或已成為該檔案的共用對象。

     重要事項：如果您為貴機構中所有人設定的預設目標對象不同於預先定義的目標對象 (也就是「貴機構」)，系統會改為顯示該預設目標對象。

7. 按一下 [儲存]。

您所做的變更最多可能需要 24 小時才會生效。在此期間，系統可能會強制交替執行新舊兩種設定。

支援這項功能的版本：Business Standard、Business Plus、Enterprise、Education Standard 與 Education Plus 和 G Suite Business。 版本比較

如果您啟用了連結共用設定，預先定義的預設 (或主要) 目標對象就是「貴機構」，包含貴機構的所有使用者。如果貴機構已建立其他目標對象，您可以執行下列操作：

• 將目標對象套用至雲端硬碟。
• 為所有使用者或特定使用者設定不同的主要目標對象。
• 從雲端硬碟中移除目標對象。

事前須知：您可以為頂層機構單位、子機構單位或配置群組設定目標對象。不過請注意，共用雲端硬碟中的檔案會一律顯示您為頂層機構單位設定的目標對象。

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   必須擁有服務設定管理員權限。

3. 依序按一下 [共用設定]  [目標對象]。「目標對象」清單會顯示已套用至服務的所有目標對象，並依照在使用者共用設定中顯示的順序排列。
4. 如要為所有使用者套用設定，請選取頂層機構單位；如果只要為部分使用者套用設定，請選取子機構單位或配置群組。

   支援這項功能的版本：Business Standard、Business Plus；Enterprise；Education Fundamentals、Education Standard、Teaching and Learning Upgrade 和 Education Plus；G Suite Business；Nonprofits；Essentials。 版本比較

5. (選用) 如要新增一或多個目標對象，請按照下列步驟進行：

   1. 按一下 [新增目標對象]。
   2. 選擇下列其中一種做法：
      • 找出要套用到服務的目標對象 (最多 5 個)，然後勾選相應的方塊。

      • 輸入目標對象名稱的前幾個字母進行搜尋。

6. (選用) 如要移除目標對象，請按一下目標對象旁邊的「移除」圖示 。

   

7. (選用) 如要變更目標對象在使用者連結共用設定中的顯示順序，請選擇下列其中一種做法：
   • 將目標對象拖曳到新的位置。
     
   • 在目標對象名稱左側的方塊中，輸入想要的顯示順序。

     注意：第一個位置是主要 (預設) 目標對象，使用者的共用建議清單會優先顯示這個目標對象。

8. 按一下 [儲存]。

重要事項：如果您希望使用者看到主要目標對象顯示為預設連結共用設定選項，請務必開啟連結共用設定功能。

您所做的變更最多可能需要 24 小時才會生效。在此期間，系統可能會強制交替執行新舊兩種設定。